Laatst gewijzigd: 29-04-2026

Dutch School Navigator (onderdeel van Hallo Nederlands) hecht de grootst mogelijke waarde aan de privacy van onze cliënten. Omdat wij families en bedrijven begeleiden bij de educatie en integratie van kinderen, verwerken wij gevoelige en persoonlijke informatie. In deze Privacyverklaring leggen we transparant uit welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen en hoe we deze beveiligen met de hoogste (end-to-end versleutelde) standaarden, volledig in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Artikel 1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Dutch School Navigator is onderdeel van Hallo Nederlands, gevestigd aan Flevoplantsoen 3, 7607 LW, Almelo, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98380516. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Heeft u vragen over uw privacy? Neem dan contact op via: info@dutchschoolnavigator.nl

Artikel 2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. De gegevens die wij nodig hebben, hangen af van de dienst die u afneemt:

A. Bij de aanschaf van digitale producten (downloads)

Wanneer u enkel een e-book, gids of checklist koopt via onze webshop, hebben wij geen gegevens van uw kind nodig. Wij verwerken in dat geval uitsluitend de basisgegevens van de koper voor de betaling en aflevering:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Betaal- en facturatiegegevens

B. Bij consultancy, adviesgesprekken en school search trajecten

Om een succesvolle schoolplaatsing en goed onderwijsadvies te kunnen realiseren, is specifieke informatie over het kind strikt noodzakelijk. Zonder deze basisinformatie kunnen wij onze diensten niet uitvoeren. Naast de contactgegevens van de ouders verwerken wij in deze trajecten altijd:

• De exacte leeftijd en geboortedatum van het kind.
• De schoolhistorie en het huidige onderwijsniveau van het kind.
• Huidig adres en/of het toekomstige woonadres in Nederland.

C. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens (Optioneel)

Indien het kind extra ondersteuning nodig heeft (bijvoorbeeld via het systeem van Passend Onderwijs), kan het voor overleg met scholen zeer behulpzaam zijn als wij inzicht hebben in specifieke rapportages. Wij verwerken medische, psychologische of orthodidactische gegevens (zoals IQ-testen of diagnoses zoals dyslexie, dyscalculie, ADHD of ASS) uitsluitend indien de ouders deze gegevens zelf in hun bezit hebben en vrijwillig met ons delen.

Artikel 3. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij dit?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende wettelijke grondslagen uit de AVG:

1. Uitvoering van de overeenkomst: Om de dienst (digitale downloads, school search of consultancy) te kunnen leveren en te factureren.
2. Uitdrukkelijke toestemming: Voor het verwerken van de optionele bijzondere persoonsgegevens (zoals medische of psychologische rapporten uit categorie C) vragen wij altijd vooraf uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming via ons intakeformulier of de offerte. Deze toestemming kan op elk moment weer worden ingetrokken.
3. Wettelijke verplichting: Wij zijn wettelijk verplicht om onze financiële administratie te bewaren voor de Belastingdienst.

Artikel 4. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Dutch School Navigator bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld.

• Inhoudelijke klantdossiers (inclusief rapporten van kinderen): Deze worden maximaal 1 jaar na het officieel afronden van het adviestraject of de plaatsing op school veilig bewaard voor eventuele nazorg of vervolgvragen. Na het verstrijken van dit jaar wordt het volledige inhoudelijke dossier permanent vernietigd.
• Administratieve gegevens (facturen, offertes, betaalbewijzen): Deze bewaren wij 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht van de Nederlandse Belastingdienst.

Artikel 5. Delen van persoonsgegevens met derden (Onze systemen)

Wij verkopen uw gegevens nóóit aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u (bijvoorbeeld het benaderen van een school, altijd in direct overleg met u) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Inzet van freelancers en experts 

Ter ondersteuning van onze dienstverlening (bijvoorbeeld voor lokale school searches of specifieke onderwijsexpertise) schakelt Dutch School Navigator incidenteel onafhankelijke freelancers in. Deze professionals krijgen uitsluitend toegang tot de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor hun specifieke taak. Met al onze freelancers sluiten wij een strenge geheimhoudings- en verwerkersovereenkomst af. Zij zijn wettelijk en contractueel verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren en te werken volgens onze beveiligingsstandaarden. 

Onze software en systemen 

Dutch School Navigator werkt vanuit een strikte ‘privacy-first’ benadering en minimaliseert het gebruik van externe software. Wij maken gebruik van de volgende streng geselecteerde verwerkers, waarmee wij verwerkersovereenkomsten hebben afgesloten:

• Communicatie & Dossieropslag (Proton): Al onze e-mails, klantdossiers (documenten) en videocalls lopen via Proton for Business. Dit platform is gevestigd in Zwitserland (een land met een adequaatheidsbesluit van de EU) en maakt gebruik van zero-access end-to-end encryptie. Dit betekent dat zelfs Proton geen toegang heeft tot uw (gevoelige) kinddossiers of gesprekken.
• Financiële Administratie: Wij maken gebruik van het Nederlandse boekhoudsysteem e-Boekhouden.nl voor het opmaken van beveiligde offertes en facturen.
• Betalingsverwerkers: Wij maken gebruik van Stripe, PayPal en bankoverschrijvingen voor het afhandelen van veilige betalingen.
• Boekingssoftware: Wij gebruiken Cal.eu / Cal.com voor het inplannen van agenda-afspraken.
• Website: Wij maken gebruik van WordPress/Elementor, gehost via TransIP (Nederlandse servers).

Artikel 6. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Dutch School Navigator gebruikt op haar website (https://dutchschoolnavigator.nl/) uitsluitend technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn strikt noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak (zoals het onthouden van de inhoud van een winkelmandje). Wij maken geen gebruik van invasieve tracking cookies, pixels of systemen van derden die uw surfgedrag over het internet volgen.

Artikel 7. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen (Uw rechten)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken (bijvoorbeeld voor het gedeelde schooldossier) of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Dutch School Navigator. Ook heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit). U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht van uw persoonsgegevens sturen naar info@dutchschoolnavigator.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

Dutch School Navigator wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 8. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Dutch School Navigator neemt de bescherming van uw gegevens extreem serieus. Naast het gebruik van end-to-end versleutelde Zwitserse servers voor onze communicatie en dataopslag, maken wij op onze website gebruik van een betrouwbaar TLS-certificaat (HTTPS). Toegang tot onze systemen is sterk beveiligd met wachtwoorden en tweestapsverificatie (2FA). Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op via info@dutchschoolnavigator.nl.